Làm sao để khách mời tới tham dự sự kiện của bạn đông đủ?

Số lượng khách đến tham gia thực tế cũng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng và sự thành công của chương trình. Bởi một sự kiện luôn cần phải tạo nên được sự kết nối về thông điệp truyền thông tới khách hàng, đặc biệt là người tham dự.

Vì thế, với cương vị là 1 trong những nhà tổ chức sự kiện thì bạn cần phải thật chủ động trong việc khuyến khích khách hàng đến tham dự sự kiện của mình. Bạn đã biết cách làm điều này? Nếu vẫn chưa thì hãy cùng Đất Việt Tour tìm hiểu ngay những phương pháp dưới đây.

Tham khảo cong ty du lich uy tín, chất lượng tại đây

TRỰC TIẾP GỌI ĐIỆN THOẠI HOẶC GỬI EMAIL NHẮC NHỞ

Nhiều người vẫn thường hay nghĩ rằng, chỉ cần gửi thiệp mời là bạn đã có thể đảm bảo cho sự có mặt của tất cả mọi người, nhưng thực tế thì rất khó để đạt được điều này. Do có thể quá bận với công việc, chuyện gia đình mà tương đối nhiều đối tượng khách mời đã quên mất sự kiện của bạn hay quá cận ngày để không kịp sắp xếp thời gian tham dự.

Vì vậy, trước thời điểm chính thức diễn ra từ 2 – 3 ngày, bạn cần chủ động gọi điện thoại và gửi email nhắc nhở về sự kiện đến danh sách những khách mời tham dự. Hành động này là để nhắc lại cho người tham gia về thời gian, địa điểm để họ có thể thu xếp mọi thứ thật ổn thỏa và đến tham gia sự kiện của bạn với một ý thức thoải mái và hào hứng nhất. Đây cũng là cách để xác nhận về sự hiện diện của khách một cách trực tiếp. Đồng thời, bạn cũng cần phải trao đổi qua điện thoại sao cho thật khéo léo và thiết kế một email ngắn gọn, chuyên nghiệp để gửi đến khách mời mà không làm họ cảm thấy giận dữ.

TÍCH CỰC TRUYỀN THÔNG TRÊN MẠNG XÃ HỘI

Đối với một sự kiện mang tính chất cộng đồng, không giới hạn về số lượng người tham gia như: đại nhạc hội, chương trình từ thiện, sự kiện thể thao, eventdành cho giới trẻ,… thì các công cụ media sẽ giúp bạn tiếp cận được không ít người hơn. Thông qua các trang mạng xã hội là facebook, twitter, linkedIn, blog,… sẽ thu hút được một lượng đông đảo các thành viên tham dự. Nếu bạn thực hiện tốt vấn đề đó, sự kiện của bạn sẽ rất có thể tạo thành được tiếng vang trong cộng đồng sử dụng mạng xã hội.

Ngoài ra, bạn cũng cần lập ra một trang fanpage để quảng bá cho cho sự kiện và thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng và thông tin bên lề của sự kiện này đến tất cả các thành viên trong page. Mục đích là để tạo được sự kết nối và khiến mọi người luôn trong trạng thái “lửa” với sự kiện của bạn. Để số lượng thành viên tham gia nhiều thì ngay từ khi có kế hoạch xúc tiến, bạn đã có khả năng lập fanpage, tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.

MỜI NHỮNG NGƯỜI NỔI TIẾNG LÀ ĐẠI DIỆN TRUYỀN THÔNG

Đối với những event lớn và có nguồn kinh phí tài trợ tốt thì bạn cũng nên tính đến phương án mời những nhân vật nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng làm người phát ngôn và truyền thông media cho sự kiện. Phụ thuộc vào sức hút của họ sẽ giúp cho nhiều người muốn tìm hiểu và biết đến sự kiện này. Chỉ cần một vài lời khen ngợi hay chia sẻ thông tin về chương trình sự kiện lên mạng xã hội, lập tức sẽ nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình từ phía người mến mộ. Với những event giới thiệu sản phẩm mới thì điều này càng làm tạo thêm uy tín cho thương hiệu và độ tin cẩn cho sản phẩm.

LỰA CHỌN ĐÚNG ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Bạn là một tổ chức doanh nghiệp hay cá nhân đang loay hoay không biết nên làm gì để tổ chức nên một sự kiện hoàn hảo thì phương án tối ưu nhất là nhờ đến các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng. Có 4 lý do khiến bạn nhất định phải nhờ đến đơn vị bên ngoài hơn là tự mình tổ chức mọi thứ:

+ Kinh nghiệm thực tế: Với những gì mà những đơn vị chuyên tổ chức sự kiện đã trải qua trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ của mình cho khách hàng, họ hoàn toàn có đủ mọi nguồn lực để tiến hành và giải quyết tốt tất cả các công việc cần có ở 1 sự kiện.

+ Tiết kiệm chi phí: Thay vì phải đắn đo phân bổ nguồn ngân sách dự kiến cho sự kiện mà bạn không biết nên chi vào những việc gì và chi phí tối thiểu là như thế nào cho mỗi hạng mục. Các cơ quan tổ chức event sẽ giúp bạn lên kế hoạch, tính toán mọi chi phí và đạt được mức chi phí thỏa thuận tốt nhất với các nhà cung cấp khác. Ngoài ra, các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói mà những cơ quan này đưa ra cũng vô cùng cuốn hút về mặt chi phí cho bạn đấy!

+ An toàn, ít khủng hoảng rủi ro: So với việc tự đứng ra đảm nhận và triển khai mọi công tác tổ chức, bạn luôn gặp khó khăn trong việc giải quyết các tình huống bất cứ lúc nào xảy do sự va chạm thực tế chưa nhiều. điều này sẽ tạo ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực cho sự kiện của bạn. Vì thế với năng lực chuyên môn “chinh chiến lâu năm”, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ ít mắc phải những sai lầm và giảm thiểu được rủi ro phát sinh trong tất cả các khâu.

+ Sáng tạo: Do sở hữu những gốc rễ cơ bản kiên cố nên những đơn vị tổ chức sự kiện luôn có những sự đột phá và sáng chế trong ý tưởng phát minh. Họ sẽ mang đến cho bạn nhiều phương án tổ chức khác biệt và giúp sự kiện của bạn tạo được sự thu hút hơn đối với khách mời.

Nếu bạn vẫn đang băn khoăn thì hãy tìm đến với Đất Việt Tour, trong số những công ty hàng đầu trong lĩnh vực du lịch, sự kiện, team building và mice. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy sự đảm bảo hoàn hảo và tuyệt vời nhất về mặt chất lượng, những xu hướng event mới nhất, những support mang tính định hướng đầy sáng tạo và trên hết là những dịch vụ trọn gói thật tiết kiệm. Chính những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có một chương trình sự kiện tuyệt vời và hoàn hảo nhất.

Với những chia sẻ trên đây, tin rằng bạn đã biết cách lôi cuốn và thu hút sự quan tâm của khách mời và khiến họ sẵn sàng đến tham dự sự kiện thật đông đủ. Hãy luôn chủ động trong việc nhắc nhở khách mời về sự kiện và tạo được cho họ cảm giác hào hứng, đây chính là chiếc chìa khóa giải cho quyết vấn đề “ế khách” của bạn.

Thanh Lộc – Đất Việt Tour

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.